Francisation en entreprise : étapes, délais et certificat

La francisation en entreprise est la démarche que la Charte de la langue française impose à toute entreprise qui emploie 25 personnes ou plus au Québec pendant six mois : s’inscrire à l’Office québécois de la langue française (OQLF), lui transmettre une analyse de la situation du français, adopter un programme de francisation si l’Office l’exige, puis obtenir un certificat de francisation et le conserver. À partir de 100 personnes, un comité de francisation est aussi obligatoire.

L’essentiel :

• Inscription : au plus tard six mois après la fin de la période de six mois pendant laquelle l’entreprise a employé 25 personnes ou plus. Pour les entreprises de 25 à 49 personnes, cette obligation s’applique depuis le 1er juin 2025.
• Analyse de la situation linguistique : dans les trois mois suivant la délivrance de l’attestation d’inscription.
• Programme de francisation : seulement si l’Office estime que le français n’est pas généralisé dans l’entreprise. Il doit lui être transmis dans les trois mois suivant son avis.
• Certificat de francisation : délivré quand le français est généralisé à tous les niveaux, soit directement après l’analyse, soit au terme du programme. Ensuite, un rapport tous les trois ans.
• Comité de francisation : obligatoire à 100 personnes ou plus; en deçà, seulement si l’Office l’ordonne.

Ce guide s’adresse aux responsables des RH, des opérations et de la conformité. Il s’appuie sur le texte de la Charte de la langue française publié sur LégisQuébec et sur les pages de l’OQLF, citées tout au long de l’article. Il ne remplace ni un avis juridique ni les conseillères et conseillers en francisation de l’Office, qui accompagnent les entreprises en démarche. Pour l’ensemble des obligations de la loi 96 (affichage, commerce, contrats), voyez aussi notre guide simple sur la loi 96 en entreprise.

Francisation en entreprise : qui doit faire quoi selon la taille

Toutes les entreprises du Québec ont des obligations linguistiques, quelle que soit leur taille. La démarche de francisation proprement dite commence à 25 personnes.

Personnes employées au Québec	Ce que prévoit la Charte
Toutes les entreprises	Respecter le droit du personnel de travailler en français et celui de la clientèle d’être informée et servie en français. Communiquer avec le personnel et lui remettre sa documentation en français, publier les offres d’emploi en français et prendre tous les moyens raisonnables pour éviter d’exiger une autre langue que le français à l’embauche ou pour le maintien en poste.
Moins de 25	Aucune démarche de francisation obligatoire. Chaque année, dans les secteurs qu’il choisit, l’Office peut offrir à des entreprises de 5 à 24 personnes les services d’apprentissage du français de Francisation Québec. L’entreprise qui les met en place doit permettre aux employés qui ne peuvent pas communiquer en français d’en profiter; celle qui refuse l’offre perd l’accès aux contrats publics et aux subventions.
25 à 49	Démarche de francisation obligatoire depuis le 1er juin 2025 : inscription, analyse, programme au besoin, certificat. Comité seulement si l’Office l’ordonne.
50 à 99	Même démarche et mêmes délais. Comité seulement si l’Office l’ordonne.
100 ou plus	Même démarche, plus un comité de francisation obligatoire d’au moins six personnes.

Sources : OQLF, Changements législatifs (obligations de toutes les entreprises et date du 1er juin 2025), Charte, articles 136, 139, 149, 150 et 152.1.

Trois précisions pour savoir où vous vous situez :

• Le seuil s’apprécie sur six mois. La Charte vise l’entreprise qui, « durant une période de six mois, emploie 25 personnes ou plus ». Le formulaire d’analyse de l’Office demande l’effectif au Québec « quel que soit leur statut d’emploi ». Si votre effectif oscille autour de 25 (saisonniers, temps partiel, plusieurs établissements), posez la question à l’Office plutôt que de deviner.
• Les entreprises de compétence fédérale sont visées. L’OQLF le précise pour les tranches de 25 à 49 et de 50 personnes ou plus.
• De 25 à 99 personnes, la démarche est la même. Pour la démarche, la Charte ne distingue pas les tranches de 25 à 49 et de 50 à 99 : mêmes étapes, mêmes délais. Ce qui change à 100 personnes, c’est le comité de francisation, qui devient obligatoire.

Les entreprises de moins de 25 personnes peuvent aussi profiter de Mémo, mon assistant pour la francisation, un accompagnement gratuit et volontaire de l’Office.

Les étapes, de l’inscription au certificat de francisation

L’OQLF résume la démarche dans son aide-mémoire sur le processus de francisation des entreprises (PDF). Voici les étapes dans l’ordre, avec ce que prévoit la Charte à chacune.

1. S’inscrire à l’OQLF

L’inscription se fait sur le Portail OQLF. L’entreprise y indique le nombre de personnes qu’elle emploie et fournit des renseignements généraux sur sa structure juridique et fonctionnelle et sur la nature de ses activités. L’Office lui délivre ensuite une attestation d’inscription (art. 139).

Seul un membre de la direction peut représenter l’entreprise auprès de l’Office. S’il existe un comité de francisation, un représentant des travailleurs désigné par le comité s’y ajoute. L’entreprise doit faire connaître à son personnel le nom de ses représentants (art. 139.1 et 139.2).

2. Transmettre l’analyse de la situation linguistique

Dans les trois mois suivant la délivrance de l’attestation d’inscription, l’entreprise évalue l’utilisation du français dans son fonctionnement général et dans ses communications internes et externes, puis transmet cette analyse à l’Office. Si un comité de francisation existe déjà, c’est lui qui voit à l’analyse (art. 139). Le contenu de l’analyse est détaillé plus bas, dans la section sur les preuves.

3. Recevoir la décision de l’Office : certificat ou programme

Après examen de l’analyse, deux issues sont possibles (art. 140) :

• si l’utilisation du français est généralisée à tous les niveaux de l’entreprise, l’Office délivre directement le certificat de francisation;
• sinon, il avise l’entreprise qu’elle doit adopter un programme de francisation. Il peut alors ordonner à une entreprise de moins de 100 personnes de créer un comité de quatre ou six membres.

Recevoir cet avis n’est pas une sanction : la Charte prévoit le programme précisément pour les entreprises où le français n’est pas encore la langue habituelle partout.

4. Élaborer le programme de francisation

Le programme doit être transmis à l’Office dans les trois mois suivant la réception de son avis, et il est soumis à son approbation (art. 140). Un formulaire de programme est prévu à cette fin; la conseillère ou le conseiller en francisation responsable du dossier renseigne l’entreprise à son sujet, et l’Office précise que le programme est élaboré avec son soutien.

Le programme porte sur les éléments à corriger. Selon l’article 141, il vise la généralisation du français à tous les niveaux de l’entreprise par :

1. une bonne connaissance du français chez les hauts dirigeants, les autres dirigeants, les membres des ordres professionnels et le reste du personnel;
2. l’augmentation, s’il y a lieu, du nombre de personnes ayant une bonne connaissance du français à tous les niveaux, y compris au conseil d’administration;
3. l’utilisation du français comme langue du travail et des communications internes;
4. le français dans les documents et les outils de travail;
5. le français dans les communications avec l’Administration, la clientèle, les fournisseurs, le public et les actionnaires (sauf, pour ces derniers, dans une société fermée);
6. l’utilisation d’une terminologie française;
7. le français dans l’affichage public et la publicité commerciale;
8. une politique d’embauche, de promotion et de mutation appropriée;
9. le français dans les technologies de l’information.

Le programme doit aussi tenir compte, notamment, des personnes près de la retraite ou qui ont de longs états de service, des relations de l’entreprise avec l’étranger et de son secteur d’activité (art. 142). Les sièges sociaux et les centres de recherche peuvent conclure avec l’Office une entente particulière, valable au plus cinq ans et renouvelable, qui permet d’utiliser une autre langue que le français comme langue de fonctionnement pour les activités visées (art. 144).

5. Appliquer le programme et faire rapport chaque année

Une fois le programme approuvé, l’Office délivre une attestation d’application de programme. L’entreprise applique les mesures selon l’échéancier prévu, tient son personnel informé, lui diffuse le programme et les rapports, et remet à l’Office un rapport de mise en œuvre tous les 12 mois (art. 143). Si elle prévoit ne pas terminer dans le délai prévu, elle peut demander une prolongation au plus tard trois mois avant l’échéance (art. 144.1).

6. Obtenir le certificat de francisation, puis le conserver

Quand l’Office estime que le français est généralisé à tous les niveaux, il délivre le certificat de francisation (art. 140 ou 145). Le certificat n’est pas un point final. L’entreprise doit s’assurer que le français reste généralisé et remettre à l’Office, tous les trois ans, un rapport sur l’évolution de son utilisation (art. 146). Si l’Office conclut que ce n’est plus le cas, il peut, après un préavis d’au moins 15 jours, ordonner un plan d’action, à soumettre dans les deux mois (art. 146.1 et 146.2). L’OQLF détaille cette étape sur sa page Permanence de la francisation.

Le comité de francisation : quand il est obligatoire et ce qu’il fait

Quand. Le comité est obligatoire dès 100 personnes et compte au moins six membres (art. 136). En deçà, il n’est obligatoire que si l’Office l’ordonne à une entreprise qui doit adopter un programme; il compte alors quatre ou six membres (art. 140). À 100 personnes ou plus, le formulaire d’analyse de l’Office précise que c’est le comité qui doit voir à l’analyse : mieux vaut donc le constituer dès l’inscription.

Qui. La moitié des membres représente les travailleurs. Ils sont désignés par l’association de salariés qui représente la majorité des travailleurs ou, à défaut, élus par l’ensemble des travailleurs selon des modalités fixées par la direction après consultation de l’Office. Leur mandat dure au plus deux ans et peut être renouvelé. L’autre moitié se compose du représentant de la direction auprès de l’Office et d’autres membres désignés par la direction (art. 137).

Quoi. Le comité (art. 138.1) :

• désigne, parmi les représentants des travailleurs, un représentant auprès de l’Office;
• voit à l’analyse de la situation linguistique et à la rédaction du rapport qui en fait état;
• voit à l’élaboration du programme de francisation, en surveille la mise en œuvre et voit à la rédaction des rapports annuels;
• après le certificat, veille à ce que le français demeure généralisé et voit à la rédaction du rapport triennal;
• à la demande de la direction, donne son avis sur les postes pour lesquels l’entreprise exige une autre langue que le français.

Comment. Le comité se réunit au moins une fois tous les six mois. Chaque réunion fait l’objet d’un procès-verbal signé par les membres qui y souscrivent, puis transmis à la direction et à l’Office. Un membre du personnel de l’Office peut assister à toute réunion (art. 138.3). L’entreprise fournit à l’Office la liste des membres et la diffuse auprès du personnel (art. 138).

Protections. Les représentants des travailleurs participent aux travaux du comité sans perte de salaire. L’employeur ne peut pas exercer de représailles contre eux pour leur participation, ni pour les amener à signer un document ou les en dissuader (art. 137.1 et 138.2). L’Office offre de la formation aux membres des comités (art. 138.5). La page Comité de francisation de l’OQLF propose aussi un modèle de procès-verbal.

Combien de temps dure la francisation en entreprise?

La Charte fixe des délais aux premières étapes, mais pas de durée totale.

Étape	Délai prévu par la Charte	Article
Employer 25 personnes ou plus	Pendant une période de six mois (point de départ)	139
Inscription à l’OQLF	Au plus tard six mois après la fin de cette période	139
Analyse de la situation linguistique	Trois mois après la délivrance de l’attestation d’inscription	139
Examen de l’analyse par l’Office	Aucun délai fixé	140
Programme de francisation, s’il est exigé	Trois mois après la réception de l’avis de l’Office	140
Rapport de mise en œuvre	Tous les 12 mois pendant le programme	143
Demande de prolongation	Au plus tard trois mois avant l’échéance du programme	144.1
Rapport sur l’évolution du français	Tous les trois ans après le certificat	146
Plan d’action, s’il est ordonné	Deux mois après la décision de l’Office	146.2

En suivant les délais maximaux, une entreprise qui atteint 25 personnes a donc jusqu’à un an pour s’inscrire (six mois à 25 personnes ou plus, puis six mois), puis trois mois à compter de son attestation d’inscription pour transmettre l’analyse. La suite dépend de sa situation. Si le français est déjà généralisé, le certificat peut suivre l’analyse sans programme. Sinon, c’est l’échéancier du programme approuvé par l’Office qui fixe la durée. La Charte ne prévoit pas de durée type, et elle ne fixe pas non plus de délai à l’Office pour examiner l’analyse ou le programme.

Un conseil pratique : trois mois, c’est court pour l’analyse. L’inventaire des logiciels (nom, version, nombre d’utilisateurs de chaque version) et le recensement des postes où une autre langue est exigée prennent du temps. Rien n’empêche de rassembler ces informations avant de vous inscrire.

Ce que l’OQLF attend comme preuves

Les documents qu’une entreprise doit transmettre à l’Office le sont sur ses formulaires ou selon ses modèles, sauf les procès-verbaux du comité (art. 154). À chaque étape correspond un document :

Étape	Ce que l’entreprise remet à l’Office
Inscription	Nombre de personnes employées, structure juridique et fonctionnelle, nature des activités
Analyse	Analyse de la situation linguistique; à 100 personnes ou plus, ou si un comité existe, la composition du comité, la signature de ses membres et les procès-verbaux de ses réunions
Programme	Programme de francisation, sur le formulaire prévu par l’Office et, s’il y a un comité, signé par les membres qui y souscrivent
Application	Rapport de mise en œuvre tous les 12 mois, aussi diffusé au personnel
Comité	Procès-verbal signé de chaque réunion; liste des membres et toute modification
Après le certificat	Rapport triennal sur l’évolution de l’utilisation du français

Ce que demande l’analyse de la situation linguistique

Le formulaire d’analyse publié par l’Office (Word, à utiliser seulement si l’entreprise ne passe pas par le Portail OQLF) donne une bonne idée de ce qui est examiné. Il demande notamment :

• l’effectif et la structure : nombre d’employés au Québec, quel que soit leur statut d’emploi, établissements, siège social, syndicats, services administratifs gérés hors Québec;
• la connaissance du français : le nombre de personnes qui n’ont pas une bonne connaissance du français et ne peuvent pas accomplir leurs tâches en français, par catégorie d’emplois, et les mesures qui favorisent l’apprentissage du français (cours, perfectionnement, alphabétisation);
• les exigences linguistiques : les postes pour lesquels une autre langue est exigée, avec les raisons, et les mesures prises pour éviter cette exigence; si les offres d’emploi sont au moins en français et indiquent les motifs d’une telle exigence;
• les politiques : embauche, promotion et mutation, approvisionnement en français, acquisition et utilisation des technologies de l’information en français. Les politiques écrites sont à joindre;
• les communications internes : réunions, notes, matériel de formation, documents administratifs et de RH (dont les contrats de travail), intranet, bases de données, documents de production, machines et outils, consignes de sécurité;
• les communications externes : service à la clientèle, bons de commande, factures, inscriptions sur les produits, publicité, sites Web, médias sociaux, contrats d’adhésion, affichage et marques de commerce;
• les technologies de l’information : pour chaque catégorie de logiciels, le nom, la version, l’existence d’une version française, le nombre d’utilisateurs de chaque version et, le cas échéant, la raison d’utiliser une version dans une autre langue.

L’OQLF publie sur sa page Entreprises un modèle de politique linguistique et des modèles de politique d’utilisation du français dans les technologies de l’information.

Ce qui facilite les rapports annuels

Gardez un dossier à jour : procès-verbaux signés, politiques en vigueur, inventaire des logiciels, liste des postes pour lesquels une autre langue est exigée et motifs. Si la formation fait partie des mesures de votre programme, ajoutez-y qui a suivi quoi, combien de temps et à quel niveau. La Charte n’impose pas de format pour ce dernier point, mais c’est dans le rapport de mise en œuvre que vous en rendrez compte.

La formation linguistique dans un programme de francisation

La formation sert surtout les deux premiers éléments de l’article 141 : la bonne connaissance du français chez les dirigeants et le personnel, et l’augmentation du nombre de personnes qui le connaissent bien. C’est aussi ce que l’analyse demande de chiffrer, par catégorie d’emplois.

Les cours de Francisation Québec

Francisation Québec offre des cours de français en milieu de travail, gratuits pour les entreprises admissibles. Selon Québec.ca :

• les cours ont lieu pendant les heures de travail rémunérées, au moins quatre heures par semaine, en sessions de 10 semaines;
• les groupes comptent au moins six personnes évaluées au même stade, à distance, sur les lieux de travail ou en mode hybride;
• les cours de français général couvrent les niveaux 0 à 7 de l’Échelle québécoise des niveaux de compétence en français. Ils ne sont pas offerts aux personnes classées au niveau 8 ou plus.

Les autres conditions d’admissibilité visent l’entreprise (un établissement au Québec, une immatriculation en règle, du personnel salarié) et les travailleurs (domicile au Québec, statut valide au Canada). Toute entreprise peut solliciter ces services de sa propre initiative (art. 156.26).

Ce que la formation ne règle pas

Former le personnel ne couvre que deux des neuf éléments d’un programme. Les sept autres relèvent d’autres chantiers : logiciels et interfaces en français, documents et outils de travail, affichage et publicité, factures, contrats d’adhésion et site Web, terminologie, politique d’embauche. La généralisation du français s’évalue sur l’ensemble de l’article 141. Une entreprise dont tout le personnel parle français peut donc tout de même devoir adopter un programme si ses logiciels ou ses documents de travail ne sont pas en français.

Où Conversaflex s’insère, et où il ne s’insère pas

Conversaflex est une plateforme de pratique orale du français (et de l’anglais) par IA, conçue pour le travail : chaque employé pratique des scénarios tirés de son poste et reçoit une rétroaction, prononciation incluse. Dans une démarche de francisation, elle sert le volet formation, et seulement lui.

Ce qu’elle apporte au dossier :

• des rapports d’administration qui montrent, par employé, les jours de pratique, les heures et les conversations complétées;
• un registre de participation exportable pour un dossier de francisation;
• un classement sur l’échelle du CECR, avec des rapports qui affichent aussi l’échelle québécoise utilisée dans la plupart des exigences d’ici.

Ce qu’elle ne fait pas : Conversaflex n’est pas un cabinet de conseil en francisation et ne donne pas d’avis juridique. Elle ne réalise ni votre analyse, ni votre programme, ni vos rapports à l’Office. Elle ne touche ni à l’affichage, ni aux logiciels, ni aux documents. Elle peut compléter les cours de Francisation Québec : pratique entre les séances, ou pratique pour les employés déjà classés au niveau 8 ou plus, qui ne sont pas admissibles aux cours de français général en milieu de travail.

Lors d’un projet pilote, GSK Canada a utilisé Conversaflex pour aider des employés qui avaient appris le français en classe à le parler au travail. Tous les participants ont constaté une amélioration de leur confiance, et 70 % utilisaient davantage le français au travail après le pilote (étude de cas GSK). Ce pilote portait sur la confiance et l’usage du français, pas sur une démarche de certification.

Notre page sur la formation en français des affaires présente la pratique et les rapports; celle sur la formation linguistique en entreprise explique le déploiement pour une équipe, jusqu’aux rapports RH.

Que se passe-t-il si le français n’est pas généralisé?

Il faut distinguer deux situations. Un français qui n’est pas encore généralisé au moment de l’analyse mène à un programme de francisation : c’est la démarche normale. Une entreprise qui ne respecte pas les étapes de la démarche s’expose, elle, aux conséquences suivantes.

• Une ordonnance de l’Office. Si l’entreprise ne respecte pas ses obligations (par exemple, si elle ne transmet pas son analyse ou son programme), l’Office peut lui ordonner de s’y conformer dans un délai donné, après un préavis d’au moins 15 jours qui lui permet de présenter ses observations (art. 177). L’ordonnance peut être contestée devant le Tribunal administratif du Québec.
• Des amendes. Ne pas respecter une ordonnance de l’Office est une infraction. Le dossier peut alors être transmis au Directeur des poursuites criminelles et pénales, qui décide d’intenter ou non une poursuite. L’amende va de 3 000 $ à 30 000 $ pour une entreprise et de 700 $ à 7 000 $ pour une personne physique (art. 205). Les montants doublent à la première récidive et triplent ensuite, et chaque jour où l’infraction se poursuit compte comme une infraction distincte (art. 207 et 208.0.1).
• Une attestation ou un certificat refusé, suspendu ou annulé (art. 147). L’entreprise figure alors sur la liste publique des entreprises non conformes au processus de francisation (art. 152).
• Plus de contrats publics ni de subventions. L’Administration ne peut ni conclure un contrat avec une entreprise de 25 personnes ou plus ni lui accorder une subvention si elle n’a pas d’attestation d’inscription, n’a pas transmis son analyse dans le délai, n’a ni attestation d’application de programme ni certificat, ou figure sur cette liste (art. 152.1). L’OQLF précise qu’une entreprise peut être jugée conforme avant d’avoir son certificat : elle joint alors à sa soumission ou à sa demande son attestation d’inscription ou un autre document valide de l’Office.

L’Office décrit son approche comme axée sur la collaboration et indique que la grande majorité des manquements sont corrigés sans poursuite. Pour le détail des amendes et des autres risques, voyez notre article sur les sanctions liées à la loi 96.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que la francisation en entreprise?

C’est la démarche prévue par la Charte de la langue française pour que le français soit utilisé à tous les niveaux d’une entreprise. Elle s’applique aux entreprises qui emploient 25 personnes ou plus au Québec : inscription à l’OQLF, analyse de la situation linguistique, programme de francisation au besoin, puis certificat de francisation.

Mon entreprise compte 30 employés : dois-je m’inscrire à l’OQLF?

Oui, si vous employez 25 personnes ou plus au Québec depuis six mois. Vous devez vous inscrire sur le Portail OQLF au plus tard six mois après la fin de cette période. Pour les entreprises de 25 à 49 personnes, l’obligation s’applique depuis le 1er juin 2025.

Le comité de francisation est-il obligatoire pour une PME?

Seulement à partir de 100 personnes. En deçà, l’Office peut l’ordonner à une entreprise qui doit adopter un programme de francisation. Le comité compte alors quatre ou six membres, dont la moitié représente les travailleurs.

Combien de temps faut-il pour obtenir un certificat de francisation?

Si l’analyse montre que le français est déjà généralisé, l’Office peut délivrer le certificat sans programme. Sinon, il faut d’abord appliquer un programme de francisation, dont l’échéancier est fixé dans le programme approuvé par l’Office; la Charte ne prévoit pas de durée type. Les délais fixes sont ceux de l’inscription, de l’analyse (trois mois) et du dépôt du programme (trois mois).

La formation en français suffit-elle pour obtenir le certificat?

Non. La formation répond à la connaissance du français par le personnel, soit deux des neuf éléments d’un programme de francisation. L’Office examine aussi la langue du travail, les documents et les outils, les logiciels, les communications externes, l’affichage, la terminologie et la politique d’embauche.

Les entreprises de compétence fédérale sont-elles visées?

Oui. L’OQLF précise que les entreprises de compétence fédérale qui emploient 25 personnes ou plus au Québec doivent aussi s’inscrire et entreprendre la démarche de francisation.

Peut-on perdre son certificat de francisation?

Oui. L’Office peut suspendre ou annuler un certificat si l’entreprise ne respecte plus ses obligations. Le certificat suppose aussi un rapport tous les trois ans. Si le français n’y est plus généralisé, l’Office peut ordonner un plan d’action, à soumettre dans les deux mois.

Sources officielles

• Charte de la langue française, chapitre V, « La francisation des entreprises » (articles 135 à 154), et articles 156.26, 177 et 205 à 208.0.1, LégisQuébec
• Entreprises : vos droits et obligations, OQLF
• Aide-mémoire : processus de francisation des entreprises (PDF), OQLF
• Comité de francisation et Permanence de la francisation, OQLF
• Changements législatifs et foire aux questions, OQLF
• Cours de français en milieu de travail, Québec.ca