Loi 90 au Québec - guide complet de l'apprentissage au sein de votre entreprise

La Loi 96 du Québec (ou Loi 90) impose de nouvelles règles linguistiques sur le lieu de travail. À partir du 1er juin 2025, les entreprises de 25+ employés doivent s'assurer que le français est la langue principale pour toutes les activités de travail, y compris les emails, contrats, et documents de formation. La non-conformité peut entraîner des audits, des programmes de francisation obligatoires, et des amendes. Les points clés incluent :

• Entreprises de 5+ employés: Doivent fournir une formation en français si exigée par l'OQLF.
• 25+ employés: Doivent s'inscrire auprès de l'OQLF, effectuer un audit linguistique, et obtenir une certification de francisation.
• 100+ employés: Doivent former un comité de francisation pour surveiller l'utilisation du français.

Les employeurs doivent également fournir une formation aux employés pour répondre à ces normes, en particulier pour les licences professionnelles et la communication au travail. Les entreprises avec des masses salariales supérieures à 2 millions de dollars peuvent inclure la formation linguistique dans l'allocation obligatoire d'un pour cent de formation.

Pour se conformer, les entreprises devraient :

1. Effectuer un audit linguistique.
2. S'inscrire auprès de l'OQLF (si applicable).
3. Mettre en œuvre des programmes de formation en français sur mesure.
4. Maintenir une documentation approfondie pour les audits.

La Loi 96 impacte l'embauche, les contrats, la signalétique, et les opérations quotidiennes, ce qui rend la préparation essentielle pour une conformité en douceur.

::: @figure

:::

Défis Courants Lors de la Mise en Œuvre de la Francisation au Travail

Évaluer les Compétences Linguistiques en Français des Employés

Déterminer le niveau de compétence en français des employés peut être délicat. Certains peuvent être courants, tandis que d'autres connaissent à peine les bases. Le défi est de concevoir une évaluation qui reflète fidèlement ces différences, afin que les programmes de formation puissent être adaptés à chacun - sans accabler les débutants ni ennuyer ceux qui sont déjà avancés.

Cette tâche devient encore plus complexe sous la Loi 96, qui introduit un test à trois critères pour les exigences linguistiques. Avant d'embaucher quelqu'un qui a besoin de l'anglais pour son rôle, les employeurs doivent prouver trois choses : ils ont évalué les besoins réels en langues du rôle, vérifié que le personnel actuel ne peut pas répondre à ces besoins, et minimisé le nombre de postes nécessitant des compétences non françaises [5]. Comme le dit Olivier Lamoureux de Gowling WLG :

"L'employeur doit effectivement communiquer avec des parties prenantes situées à l'extérieur de la province de Québec qui sont exclusivement anglophones... mais il serait probablement déraisonnable d'exiger cela de chaque employé sur le sol" [5].

Cela signifie que votre processus d'évaluation doit aller au-delà de la simple évaluation des compétences. Vous devrez documenter quels rôles nécessitent des compétences linguistiques spécifiques et garder ces documents prêts au cas où l'OQLF vient frapper.

De plus, trouver du temps pour la formation sans perturber les opérations quotidiennes ajoute une autre couche de difficulté.

Gérer les Horaires de Travail et le Temps de Formation

Équilibrer la formation linguistique avec les opérations quotidiennes peut être un véritable casse-tête logistique. Les employeurs doivent jongler entre les besoins opérationnels et les obligations légales, comme indemniser les employés pour les heures de formation. Dans certains cas, cela inclut même une indemnité minimale de trois heures pour les sessions en dehors des heures [4]. Donc, le coût de la formation ne concerne pas uniquement le programme lui-même - vous payez également pour le temps que les employés consacrent à l'apprentissage au lieu de travailler.

Si la masse salariale de votre entreprise dépasse les 2 millions de dollars, vous êtes déjà tenu d'allouer 1% de cette masse salariale à la formation selon la Loi 90 [2]. La bonne nouvelle ? La formation linguistique pour la francisation compte pour cette exigence, vous aidant à atteindre deux objectifs à la fois. Pour y parvenir, certaines entreprises échelonnent la formation à travers les équipes, tandis que d'autres s'appuient sur des plateformes alimentées par l'IA qui permettent aux employés d'apprendre pendant les périodes plus calmes ou en dehors des heures de forte affluence. N'oubliez pas que la formation mandatée signifie toujours que vous payez les employés pour ces heures.

Et puis, il y a la montagne de exigences légales et administratives à naviguer.

Satisfaire les Exigences Légales et Administratives

Si votre entreprise compte 25 employés ou plus, vous devez vous inscrire auprès de l'OQLF, soumettre une analyse linguistique dans les trois mois, et mettre en œuvre un programme de francisation si le français n'est pas largement utilisé [1][3]. Pour les entreprises de plus de 100 employés, vous devrez également former un comité de francisation conjoint, tenir des réunions semestrielles, et soumettre les procès-verbaux signés à la fois à la direction et à l'OQLF.

En outre, tous les contrats de travail, formulaires, politiques, et manuels doivent être disponibles en français. Pour les contrats critiques, la version française doit être présentée en premier avant de proposer toute autre version linguistique. Bien effectuer les évaluations initiales et la planification est crucial car des dossiers détaillés sont la meilleure défense lors des audits de l'OQLF. Ne pas répondre à ces exigences peut entraîner des conséquences graves, y compris des amendes personnelles pour les administrateurs et dirigeants allant de 1 400 $ à 14 000 $ [6][7]. Les contrats rédigés uniquement en anglais pourraient même être contestés ou annulés. Garder une documentation complète de vos efforts pour éviter de faire de l'anglais une exigence de poste n'est pas seulement intelligent - c'est nécessaire pour la conformité [5].

Loi 96 : Qu'est-ce qui a changé cette année ?

Comment Mettre en Œuvre les Programmes d'Apprentissage en Entreprise

S'appuyant sur les discussions précédentes concernant la planification et les défis de conformité, les stratégies ci-dessous combinent des outils d'IA et des initiatives sur le lieu de travail pour créer des environnements d'apprentissage efficaces.

Utiliser des Plateformes d'Apprentissage Linguistique Propulsées par l'IA

La plateforme alimentée par l'IA de Francoflex résout les conflits d'horaire en offrant des sessions de formation en français personnalisées durant 20 à 30 minutes qui s'intègrent parfaitement dans une journée de travail. Ces sessions, accessibles 24h/24 et 7j/7, s'adaptent au niveau de compétence de chaque employé, facilitant l'apprentissage pendant les pauses ou les périodes plus calmes sans interrompre les opérations clés.

Une caractéristique distinctive est son suivi automatique de la conformité. Francoflex génère des rapports d'audit prêts et des certificats, consignant chaque heure de formation et amélioration des compétences. Pour les entreprises avec des masses salariales annuelles dépassant 2 millions de dollars, le coût de la plateforme - typiquement 5 à 15 CAD par utilisateur par mois - peut être compté pour l'allocation obligatoire d'un pour cent de formation, le temps de formation étant une dépense admissible. De plus, les analyses basées sur l'IA montrent que les employés utilisant de telles plateformes peuvent atteindre la maîtrise 25 à 40% plus rapidement par rapport aux méthodes traditionnelles [9][10].

Cela dit, la technologie seule ne suffit pas - créer un environnement favorable est tout aussi important.

Construire une Culture de l'Apprentissage au Travail

Bien que l'IA simplifie la diffusion de la formation, une culture d'entreprise qui encourage l'apprentissage assure son succès. Des initiatives simples comme les "vendredis français", où les réunions d'équipes ou les conversations informelles se déroulent en français, peuvent aider les employés à se sentir plus à l'aise pour utiliser la langue. Associer les employés moins compétents avec des mentors bilingues favorise également une atmosphère bienveillante. Selon les experts RH québécois, lorsque la direction utilise activement le français, la participation aux programmes linguistiques peut augmenter d'environ 30%.

Reconnaître les progrès est un autre facteur clé de motivation. Reconnaître les réalisations par le biais de bulletins d'information de l'entreprise, en décernant des badges ou en liant les étapes linguistiques aux évaluations de performance peut encourager les employés à rester engagés. Par exemple, une entreprise montréalaise a atteint un taux de complétion de 85% en offrant de petites incitations et en créant des espaces d'apprentissage dédiés [9][10].

Ces initiatives culturelles posent les bases de solutions de formation extensibles.

Mettre en Place des Programmes de Formation Qui Sont Extensibles

Commencez par effectuer des évaluations de base en français pour regrouper les employés par niveau de compétence. À partir de là, déployez des programmes de formation hybrides, combinant des modules en ligne avec des sessions en direct, adaptés à chaque département. Les modules en auto-rythme fonctionnent bien pour les petites équipes, tandis que les grandes organisations bénéficient d'un modèle hybride qui inclut une formation en direct par cohortes provenant de prestataires accrédités.

Par exemple, un détaillant québécois a réussi à étendre son programme de 200 à 2 000 participants en un an, atteignant 90% de conformité en mettant en œuvre la formation par phases. Garder des dossiers détaillés - tels que des registres de présence, des certifications de compétences, et des heures de formation - est crucial pour les audits. L'intégration de la plateforme de formation avec le logiciel RH simplifie davantage l'administration en automatisant les rappels et en générant des rapports [9][10].

Ces étapes garantissent que les programmes d'apprentissage en entreprise soient à la fois efficaces et durables.

sbb-itb-d43bb17

Étapes pour Assurer la Conformité à la Loi 96

Une fois que des programmes de formation efficaces sont en place, la priorité suivante est de garantir une conformité continue à la Loi 96. Les outils numériques et les prestataires certifiés peuvent simplifier le processus, mais maintenir la conformité nécessite un suivi cohérent, une documentation approfondie, et des mises à jour régulières des politiques. Voici les étapes pour aider les entreprises à rester prêtes pour l'audit tout en maintenant les opérations sans heurts.

Suivre et Documenter les Progrès des Employés

Utiliser un système de gestion de l'apprentissage (LMS) peut rendre la conformité plus simple. Par exemple, la plateforme alimentée par l'IA de Francoflex suit automatiquement la participation, la durée des cours, et l'achèvement. Elle génère également des rapports de progrès en temps réel, prêts pour l'OQLF, documentant les améliorations en prononciation, grammaire, et compétence générale - aucun effort manuel requis.

Il est essentiel de maintenir des dossiers détaillés, y compris des registres de présence avec dates, heures, et signatures numériques ou logs, ainsi que des certificats d'achèvement montrant les noms d'employés, les titres de cours, et les dates. De plus, gardez les registres de paie avec les taux horaires pour les apprenants et les formateurs, ainsi que les reçus pour les coûts de formation externes, le voyage, et les matériaux. Ces mesures de suivi structurées non seulement augmentent la productivité mais aident également à retenir les employés.

N'oubliez pas de soumettre votre déclaration annuelle avant le 31 mai, détaillant vos dépenses totales en formation dans le résumé du Relevé 1. Si vos investissements en formation dépassent l'1% requis de la masse salariale, documentez l'excédent pour le reporter à l'année suivante.

Type de Document	Utilité pour la Conformité	Détails Clés à Inclure
Plan de Formation	Prouve un apprentissage organisé	Objectifs, durée, nom du formateur, et méthode d'évaluation
Registre de Présence	Preuve de participation	Dates, horaires, et signatures ou logs numériques des participants
Registre de Paie	Documentation financière	Taux horaires des apprenants et formateurs pour calculer les coûts salariaux admissibles
Certificat de Complétion	Vérification du succès	Nom de l'employé, titre du cours, date, et prestataire reconnu
Rapport de Progrès	Prêt pour l'OQLF/l'Audit	Indicateurs sur l'amélioration des compétences et total des minutes de formation complétées

Ces dossiers ne se contentent pas de répondre aux exigences d'audit - ils mettent également la table pour rester en avance sur les besoins futurs en conformité.

Travailler avec des Prestataires de Formation Linguistique Certifiés

En plus du suivi interne, collaborer avec des prestataires certifiés assure que la formation répond aux normes officielles. Les plateformes reconnues simplifient les rapports de conformité et garantissent une instruction de haute qualité. Comme l'a partagé José, un petit patron d'entreprise :

"Cela aidera ma société à croître car je pourrai envoyer mes ouvriers chez les clients sachant qu'ils peuvent communiquer correctement en français" [11].

Pour les entreprises avec des masses salariales dépassant 2 millions de dollars, les coûts de formation comptent généralement pour l'allocation obligatoire d'un pour cent de formation. Plusieurs options de financement peuvent aider à réduire ces coûts, y compris :

• La Mesure de Formation de la Main-d'œuvre : Couvre jusqu'à 25 000 $ pour les matériaux et 75 000 $ pour les salaires.
• Programmes Gouvernementaux : Remboursent 50–75% des coûts admissibles pour les entreprises inscrites à l'OQLF.
• Crédits d'Impôt : Offrent jusqu'à 75 000 $ lorsque la documentation des dépenses et les registres de présence sont correctement maintenus.

Mettre à Jour Vos Politiques de Conformité

Réviser régulièrement vos politiques est crucial pour rester aligné avec la Loi 96. Assurez-vous que toutes les communications, contrats, et matériels de formation soient en priorité en français. Les politiques de recrutement et de non-discrimination devraient également refléter ces exigences. Pour les rôles où des compétences non-françaises sont nécessaires, ajustez la documentation en conséquence. Les contrats d'emploi, manuels, plans d'avantages, et matériels de formation doivent tous être fournis en français, toute version linguistique alternative offrant des termes tout aussi favorables. Un format en deux colonnes pour les contrats - présentant les deux langues côte à côte - peut être une solution pratique [6].

Comme l'a expliqué Dasha Peregoudova, Associée chez Aird & Berlis :

"À compter du 1er juin 2022, la Loi 96 exige que le français devienne la langue principale pour toutes les questions d'emploi sur le lieu de travail" [12].

À l'avenir, rappelez-vous qu'à partir du 1er juin 2025, le seuil d'insignation pour la francisation obligatoire passera de 50 employés à 25. Les entreprises approchant cette taille devraient commencer à se préparer dès maintenant.

Conclusion : Satisfaire aux Exigences de la Loi 96 dans Votre Lieu de Travail

En rassemblant les stratégies décrites précédemment, cette section met en évidence les points clés et les étapes pratiques pour aider à assurer que votre lieu de travail réponde aux exigences de la Loi 96.

Points Clés pour les Employeurs

Se conformer à la Loi 96 ne devrait pas signifier perturber vos opérations ou étirer votre budget jusqu'à son maximum. Le secret réside dans la combinaison de documentation structurée, prestataires de formation certifiés, et des outils intelligents qui répondent aux besoins de votre équipe. Par exemple, Francoflex simplifie la conformité en automatisant le suivi des progrès, générant des rapports prêts pour l'OQLF, et offrant un accès aux ressources d'apprentissage 24h/24 et 7j/7. Comme l'a partagé Stéphane, Président :

"Francoflex me garantit de rester en conformité à un coût modéré" [8].

Au-delà d'éviter les pénalités, la francisation en milieu de travail offre de réels avantages. Les employés qui gagnent en confiance en français ont tendance à s'intégrer plus facilement, rester plus longtemps avec l'entreprise, et offrir un meilleur service aux clients francophones. Pour les travailleurs étrangers temporaires, la maîtrise du français est désormais essentielle pour le renouvellement des permis de travail, ce qui rend la formation linguistique une priorité cruciale.

Ces points fournissent une base solide pour l'action.

Prochaines Étapes pour la Francisation en Milieu de Travail

Commencez par réaliser un audit linguistique pour identifier les zones nécessitant une amélioration, telles que la signalétique, les contrats, ou les communications internes. Si votre entreprise a 25 employés ou plus, inscrivez-vous auprès de l'OQLF avant le 1er juin 2025, complétez une évaluation linguistique, et explorez les programmes de financement qui peuvent couvrir 50% à 75% des coûts de formation.

Choisissez une solution de formation qui évolue avec votre équipe, s'adapte à leurs horaires, et suit les progrès automatiquement. Gardez des dossiers détaillés, y compris les registres de présence, les certificats de fin d'études, et les registres de paie. Assurez-vous de soumettre votre déclaration annuelle avant le 31 mai et de revoir vos politiques trimestriellement pour maintenir le français comme la langue principale du milieu de travail.

Les entreprises qui abordent la francisation comme un investissement dans leur main-d'œuvre - et pas seulement comme une tâche réglementaire - sont celles qui prospéreront sous la Loi 96. Avec les bons outils et un plan clair, vous pouvez satisfaire chaque exigence tout en habilitant votre équipe à réussir.

FAQ

Comment les entreprises au Québec peuvent-elles se préparer pour être conformes à la Loi 96 d'ici 2025 ?

Pour se préparer à la conformité à la Loi 96 d'ici 2025, les entreprises au Québec devraient se concentrer sur quelques étapes essentielles.

Commencez par un audit linguistique pour identifier les domaines où le français doit prendre le pas. Cela pourrait inclure des contrats, des matériels de formation, et la signalétique sur le lieu de travail. Un examen approfondi aidera à garantir que les communications internes et externes respectent les normes requises.

Ensuite, envisagez d'offrir une formation en langue française pour les employés. Des outils comme Francoflex peuvent aider à améliorer les compétences linguistiques et assurer la conformité avec les nouvelles règles. Pour réduire les coûts, explorez des options comme le financement gouvernemental, les crédits d'impôt, ou les allocations des budgets de formation obligatoires.

Enfin, gardez un œil attentif sur les exigences légales, telles que l'utilisation obligatoire du français dans les accords d'emploi et les documents destinés au public. Assurez-vous que toute la documentation nécessaire soit complétée bien avant la date limite du 1er juin 2025. Adopter une approche proactive et utiliser des outils d'IA lorsque c'est possible peut simplifier le processus et aider à éviter de potentielles pénalités.

Comment les entreprises au Québec peuvent-elles intégrer la formation en langue française dans les opérations quotidiennes sans perturber la productivité ?

Pour intégrer efficacement la formation en langue française dans les opérations quotidiennes, les entreprises au Québec peuvent utiliser des stratégies pratiques et adaptables qui respectent les exigences de la Loi 90. Les plateformes propulsées par l'IA comme Francoflex offrent aux employés une formation personnalisée et spécifique au travail pour améliorer leurs compétences en communication en français sans perturber de manière significative leurs tâches régulières.

Des sessions courtes et ciblées - qu'elles soient quotidiennes ou hebdomadaires - peuvent s'intégrer harmonieusement dans les horaires des employés, favorisant des progrès constants sans ajouter à leur charge de travail. En outre, les entreprises peuvent profiter des financements gouvernementaux, crédits d'impôt, et budgets de formation obligatoires pour aider à couvrir les coûts et simplifier le processus.

En intégrant la formation linguistique dans les flux de travail quotidiens avec des outils adaptés et une planification réfléchie, les entreprises peuvent rester productives tout en respectant les obligations législatives du Québec.

Quelles sont les conséquences du non-respect de la Loi 96 au Québec ?

Ne pas se conformer à la Loi 96 au Québec peut entraîner de graves conséquences. Les sanctions financières incluent des amendes entre 700 $ et 30 000 $ pour les individus et 3 000 à 30 000 $ par infraction pour les entreprises. Pour les infractions répétées, les amendes peuvent augmenter, et les entreprises peuvent faire face à des poursuites judiciaires, la perte de permis, voire des sanctions publiques. En plus des coûts monétaires, la non-conformité peut nuire à la réputation d'une entreprise et éroder la confiance parmi les employés.